Pelajaran Keenam Tampilan Record

Menginjak pelajaran ke 6, namun mesti di ingat pelajara sebelumnya, yaitu: Pelajaran ke 1, Pelajaran ke 2, Pelajaran ke 3, Pelajaran ke 4, dan pelajaran ke 5.


Dan pelajaran kali ini kita akan membahas tampilan Record agar kita enak untuk menggunakan Access yang telah kita bikin serta lebih mempermudah, praktis khusus bagi kita atau siapapun yang mempelajari dan menggalinya.

Setelah kita memasukan di data table:
Lihat dibawah ini:

Kita masukan field Name (Nama-nama yang akan kita gunakan ) diantaranya:
Nama :
No Induk :
Alamat:
Umur :
Orang Tua:
Foto :
Kelas :
Tempat :
Tanggal Lahir :
Tanggal Masuk :
dan yang lainnya yang di inginkan!.

Lalu perhatikan disebelah kanan tulisan ada intruksi untuk mempergunakan mau dengan data type apa?... seperti terlihat dari mulai

Field Name	Data Type
Nama	Tex
No Induk	Number
Tempat	Tex
Tgl Lahir	Date/Time
Umur	Number
Orang Tua	Tex
Foto	Attachment

Pelajaran Kelima Tampilan Form

Menginjak pelajaran ke 5, namun mesti di ingat pelajara sebelumnya, yaitu: Pelajaran ke 1, Pelajaran ke 2, Pelajaran ke 3, Pelajaran ke 4.


Dan pelajaran kali ini kita akan membahas tampilan Record agar kita enak untuk menggunakan Access yang telah kita bikin serta lebih mempermudah, praktis khusus bagi kita atau siapapun yang mempelajari dan menggalinya.

Setelah kita memasukan di data table:
Lihat dibawah ini:

Kita masukan field Name (Nama-nama yang akan kita gunakan ) diantaranya:
Nama :
No Induk :
Alamat:
Umur :
Orang Tua:
Foto :
Kelas :
Tempat :
Tanggal Lahir :
Tanggal Masuk :
dan yang lainnya yang di inginkan!.

Lalu perhatikan disebelah kanan tulisan ada intruksi untuk mempergunakan mau dengan data type apa?... seperti terlihat dari mulai

Field Name	Data Type
Nama	Tex
No Induk	Number
Tempat	Tex
Tgl Lahir	Date/Time
Umur	Number
Orang Tua	Tex
Foto	Attachment

Pelajaran keempat Mengolah Data Record Microsoft Office Access

Setelah kita menelaah dan memeraktekan Pelajaran 1
, Pelajaran 2 dan Pelajaran 3.


Kini kita melangkah ke pelajaran 4 tentang pengolahan data record dalam Microsoft Office Access

Dalam Record ini kita bisa merekap data yang dimasukan di Form, seperti dari bentuk table DATA SISWA ke:


- Rekap Daftar Baru
- Rekap Daftar Ulang
- Rekap Data Siswa
- Rekap SPP



- Rekap Buku Perpustakaan
- Rekap Sarana dan Prasarana
- Rekap Surat Pindah
- Rekap Surat Keterangan



- Rekap Nilai
- Rekap Guru
- Rekap Keluar / Masuk Surat




- Rekap Keluar / Masuk Keuangan
- Dan yang lainnya yang dibutuhkan di Sekolah atau diluar sekolah.

Mengolah Form Microsoft Office Access

Setelah kita pelajari beberapa pelajaran:Pelajaran ke 1 dan Pelajaran ke 2

Sekarang kita berlanjut ke pelajaran ke 3 selanjutnya kita akan mengolah dan memodifikasi tampilan Form


Dalam Form ini kita bisa menampilkan berbagai gaya yang kita inginkan dengan desain dan cara seta bentuk penampilannya, semisal tampilan depan ketika orang meng klik dan yang lainnya.

Juga dalam Table DATA SISWA bisa dicetak dengan berbagai Form yang kita inginkan, misalnya:
- Cetak Data
- Induk Siswa
- Kartu SPP
- Laporan SPP Bulanan
- Laporan SPP Semesteran
- Laporan SPP Tahunan
- Kwitansi Sekolah, Buku, Daftar Ulang DLL
- Daftar Nilai Harian Siswa
- Daftar Nilai Harian Guru
- Daftar Hadir Guru
- Leger Nilai
- Surat Pindah Siswa
- Surat Keterangan Guru
- Surat Keterangan Siswa
- Dan Yang Lainnya
Bisa kita pergunakan Form ini,

Pelajaran kedua Tentang Microsoft Access

Setelah kita belajar pelajaran ke 1 tentang pengolahantable.

Sekarang berlanjut ke pelajaran 2 tentang pengolahan form.


Seperti terlihat digambar ini: Nampak table yang telah kita buat terlihat disebelah kiri (DATA SISWA:Table), setelah itu arahkan kursor ketulisan tersebut dan klik satu kali tulisan hingga warna desain tulisan tersebut berubah kuning,

Setelah berubah warna kekuning lalu kita pindahkan kursor kearah Menubar / Tab terlihat beberapa bagian dalam Tab tersebut diantaranya : Home, Create, External Data, Datasheet
lalu kita arahkan moust ke Create dan menekannya, maka akan muncul bebera toolbar seperti dilihat digambar ini:



Nah dalam gambar diatas kita lihat kursor pada klik Create, dan setelahnya itu arahkan kursor ke toolbar Form, lihat gambar dibawah ini:


Lalu kita klik Form tesebut, maka akan muncul apa yang telah kita tulis ditable pertama itu, dari mulai ID dan yang lainnya yang kita masukan tadi.

lihat gambar dibawah ini:



Ketika kita mengklik Form maka muncul layar yang tadi, dan untuk memodifikasinya tentu ada beberapa trik, diantara trik sama seperti di modifikasi atau desain table yaitu klik kanan moust DATA SISWA hingga muncul beberapa perintah, diantaranya :



- Save
- Save As
- Close
- Close All
- Design View
- Datasheet View
Lihat digambar!.




Setelah kita memilih Save misalnya, keluar layar kecil untuk menyimpan datanya (Save As), Lalu kita ganti namanya sesuai dengan yang kita inginkan contoh dengan nama CETAK DATA, untuk memasukan data yg berkelanjutan Misalnya didesain hingga kaya kaya data disini


Setelah kita memberinama agar tidak lupa, antara berkalitan Form (CETAK DATA) yang ini dengan tabel DATA SISWA ------->dengan Form (CETAK DATA) lalu jika sudah di Save kita Close atau Close All hingga nampak seperti dibawah ini, yang terlihat disebelah kiri layar yaitu tulisan:
1. DATA SISWA : Table
2. CETAK DATA yang berbentuk Form


Setelah itu bisa kita mendesain Form (CETAK DATA) dengan mengklik mause sebelah kanan ditulisan CETAK DATA / Form, maka akan muncul beberapa perintah untuk kita pergunakan,

Diantara perintahnya:
- Open
- Layout View
- Design View
- Export
- Rename
- Hide in this group
- Delete
- Cut
- Copy
- Paste
- View Propertis

Fungsi Data Type

Bebeara fungsi untuk Data Type: :

NO	TIPE	KETERANGAN
1	Text	Untuk menerima data teks sampai 255 kerakter
		yang terdiri dari huruf, angka dan simbul gerafik.
2	Memo	Untuk menerima data teks sampai 65.535 kerakter
		yang terdiri dari huruf, bilangan, tanda baca, serta simbul gerafik.
		Tipe data ini dapat digunakan sebagai acuan untuk
		pengurutan data (indeks).
3	Number	Untuk menerima digit, tanda minus, dan titik desimal.
		Tipe data number mempunya lima pilihan ukuran bilangan
		dan jumlah digit tertentu.
4	Date/Tipe	Untuk menerima data tanggal dan waktu, serta nilai tahun yang
		dimulai dari tahun 100 s/d 9999.
5	Currency	Untuk menerima data digit, tanda minus dan tanda titik desimal
		dengan tingkat ketepatan 15 digit desimal disebelah kiri tanda
		titik desimal dan empat digit sebelah kanan tanda titik desimal.
6	Auto Number	Untuk menampilkan nomor urut secara otomatis yaitu berupa
		data angka mulai dari nilai 1 dengan selisih 1.
7	Yes / No	Tipe ini untuk menerima salasatu data dari dua nilai: Yes/No,
		True/False atau On/Off.
8	OLE Object	Untuk menerima data yang berupa objek gerafik, spreadsheet,
		foto digital, rekaman suara atau video yang dapat diambil dari
		program aplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 1 GB.
9	Hyperlink	Untuk menerima data yang berupa teks yang berwarna, bergaris
		bawah dan gerfik, tipe data seperti ini berhubungan dengan jaringan.
10	Attachment	Untuk menerima data yang berupa file gambar, spreadsheet, doku-
		men, gerafik dan tipe file lainnya.
11	Lookup Wizerd	Untuk menampilkan satu dari beberapa tipe data yang ada dalam
		suatu daftar. Data tersebut dapat Anda ambil dari table maupun query
		yang ada.

Pelajaran Pertama Tentang Microsoft Access

CARA BELAJAR MICROSOFT ACCESS BAGI PEMULA

1. Klik Start dalam computer anda, jika sudah ada Microsoft Office dan cari Microsoft Access dank ilk supaya kita bisa mempergunakan program tersebut:
Lihat di gambar!.

Atau bisa kilk All Program, cari keatas Microsoft Access, klik dan cari Microsoft Office Access, seperti gambar dibawah ini:

Setelah terbuka Microsoft Access, tampak layar dibawah ini:

Setelah tampak layar Microsoft Access, lalu kita pergunakan dengan menggunakan Blank Database:

Lalu kita klik Blank Database tersebut, maka akan muncul disebelah kanan layar gambar seperti dibawah ini:

Nampak disebelah kanan layar Blank Database yang siap kita pergunakan dengan petunjuk ditergantungkan beberapa database yang telah kita gunakan, hingga ditulisan muncul database1 jika pertama kita mempergunakannya, atau database2 yang kedua kalinya, atau seterusnya yaitu database3, database4,
lalu kita klik Create pada data yang tertera dibawah ini:

Setelah mengkilk Cerate maka akan muncul terarah ke table, lihat gambar dibawah ini:


Setelah itu arahkan kursor ke Table yang kelihatan kuning atau ketulisan table disebelah kirinya, dan klik kanan mouse di table tersebut, makan akan muncul beberapa perintah yang terdaftar sepereti: Save, Save As, Close, Close All, Design View dan Datasheet View lalu kita klik yang kita inginkan seperti gambar dibawah ini:

dan setelah itu kita memulai mempergunakan data yang kita inginkan dengan munculnya perintah untuk mengganti nama di layar, nah bisa kita isi dengan nama yang kita inginkan,


misalnya DATA SISWA, DATA PEGAWAI, DATA PENDUDUK, dan data yang lainnya sesuai program yang kita inginkan, lihat gambar dibawah ni:


Setelah kita memasukan dengan apa yang kita inginkan, lalu kita klik Ok bila yang kita inginkan sudah pas, atau bisa langsung klik Ok jika table tersebut dianggap bisa dan kita tidak lupa jika memperbaiki atau mendesainnya, atau bisa juga setelah muncul perintah Save As langsung klik Ok terlihat sebelah kiri tulisan Table1, table2, table3 dan seterusnya, bisa kita mengganti nama table tersebut dengan klik kanan mouse ditulisan Table1, muncul perintah-perintah yang khusus untuk ganti nama table dengan klik rename, tapi mesti diingat layar Microsof yang ada ditengan pada posisi kosong dengan diklos dahulu.

Gambar ini untuk menggati nama Table1 dengan klik Rename

Misalnya diganti dengan DATA SISWA








Setelah muncul penggantia nama tersebut, kita bisa mengisi didata tersebut dengan apa yang kita inginkan semisal dibawah ini:




Kita klik tulisan DATA SISWA, dan mengikuti petunjuk dengan mengklik kanan mouse lalu kita ikuti petunjuk khususnya jika kita ingin mendesain dengan mengklik Design View


Setelahnya itu kita bisa mengisi tampilan Design View dengan tulisan muncul ID dan seperti apa yang dilihat digambar, dan biarkan ID tersimpan, karena untuk merekort dan menertiban apa yang kita record otomatis tertib terisi dengan sendirinya, lalu kita mengisi dibawahnya ID dengan apa yang kita inginkan, misal dengan mengisi NO, NAMA, ALAMAT, UMUR, KELAS, ORANG TUA dan yang lainnya tentang Data Siswa

Tapi mesti diikuti ketika kita memasukan tulisan diatas tersebut Microsoft Acces kadang menolaknya di dikasih tanda-tanda tertentu dalam tulisan, misal ditulis titik, komam, garis miring dan lainnya.

Dibawah kolom Field Name Untuk sementara dibawah ID seperti diatas, kita isi dengan apa yang kita inginkan serta bisa menambah, mengganti dan menghapusnya.

Dalam Fied Name / Nama Field:
Pada kolom Feild Name, Anda dapat memasukan nama-nama field, sedangkan aturan untuk nama feild adalah:
- Dalam sebuah table jangan ada yang memiliki nama sama,
- Panjang Field dapat terdiri dari 64 kerakter yang merupakan kombinasi antara huruf, angka, spasi, dan karakter khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru(!), tanda petik atas ('), serta tanda kurung siku-siku ([]).

Lalu kita perhatikan Data Type digunakan untuk menentukan tipe data dari suatu field dalam sebuah table, dengan pilihan tipe sebagaimana terlihat digambar:

Anda bisa memahami beberapa kegunaan Data Type ditabel bawah ini:

NO	TIPE	KETERANGAN
1	Text	Untuk menerima data teks sampai 255 kerakter
		yang terdiri dari huruf, angka dan simbul gerafik.
2	Memo	Untuk menerima data teks sampai 65.535 kerakter
		yang terdiri dari huruf, bilangan, tanda baca, serta simbul gerafik.
		Tipe data ini dapat digunakan sebagai acuan untuk
		pengurutan data (indeks).
3	Number	Untuk menerima digit, tanda minus, dan titik desimal.
		Tipe data number mempunya lima pilihan ukuran bilangan
		dan jumlah digit tertentu.
4	Date/Tipe	Untuk menerima data tanggal dan waktu, serta nilai tahun yang
		dimulai dari tahun 100 s/d 9999.
5	Currency	Untuk menerima data digit, tanda minus dan tanda titik desimal
		dengan tingkat ketepatan 15 digit desimal disebelah kiri tanda
		titik desimal dan empat digit sebelah kanan tanda titik desimal.
6	Auto Number	Untuk menampilkan nomor urut secara otomatis yaitu berupa
		data angka mulai dari nilai 1 dengan selisih 1.
7	Yes / No	Tipe ini untuk menerima salasatu data dari dua nilai: Yes/No,
		True/False atau On/Off.
8	OLE Object	Untuk menerima data yang berupa objek gerafik, spreadsheet,
		foto digital, rekaman suara atau video yang dapat diambil dari
		program aplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 1 GB.
9	Hyperlink	Untuk menerima data yang berupa teks yang berwarna, bergaris
		bawah dan gerfik, tipe data seperti ini berhubungan dengan jaringan.
10	Attachment	Untuk menerima data yang berupa file gambar, spreadsheet, doku-
		men, gerafik dan tipe file lainnya.
11	Lookup Wizerd	Untuk menampilkan satu dari beberapa tipe data yang ada dalam
		suatu daftar. Data tersebut dapat Anda ambil dari table maupun query
		yang ada.

klik disini lanjutan ke Pelajaran kedua

Pengenalan Database

Database merupakan sekumpulan data atau informasi yang terdiri dari satu table atau lebih yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. dimana anda memiliki wewenang untuk mengakses data tersebut, baik menambah, mengganti, mengurangi, menghapus dan mengedit data dalam table-table tersebut.
Data-data tersebut disimpan dalam sebuah file dengan ekstensi .accdb (Access Database).

Berbeda dengan materi microsoft lainnya, dalam pengoprasiannya microsof access hanya mampu untuk mengolah satu file database.

Tabel merupakan tempat data yang telah diolah dan mempunyai satu tema tertentu, misalnya data siswa, data pegawai dan sebagainya.

Table tersebut terdiri dari beberapa bagian diantaranya;

1. Field merupakan tempat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang dimasukan atau diinfut pada kolom table.

2. Record merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan tersimpan dalam bentuk baris pada table. Satu table bisa terdiri dari beberapa record sekaligus.

3. Query adalah objek database yang berfungsi untuk menampilkan, menyunting dan menganalisis suatu data dengan cara lain.

4. Form adalah objek database yang digunakan untuk membuat kontrol-kontrol atau perintah untuk proses pemasukan data, memeriksa, memperbaharui, mengganti atau menghapusnya.

5. Report adalah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diformat sesuai dengan ketentuan yang diinginkan dan yang pernah diberikannya.

6. Macro adalah rangkaian perintah yang dapat disimpan dan dijalankan otomatis, misalnya membuka form, mencetak report dan yang lainnya.

7. Module adalah program-program yang ditulis dengan program access basic.